Kategorien
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Kategorien im ContaoDMS
Kategorien sind die Orte, in welchen die Dokumente später aufbewahrt werden.
Jedes Dokument wird genau einer Kategorie zugeordnet. Daher ist es wichtig, sich im Vorfeld eine sinnvolle Struktur zu überlegen.
Eine weitere wichtige Überlegung sollte sein, welche Dokumente die einzelnen Mitglieder später zu sehen bekommen sollen.
Grundsätzlich ist zu entscheiden ob Dokumente von:
allen Nutzern der Website (auch nicht angemeldeten)
nur von angemeldeten Mitgliedern
oder nur von Mitgliedern spezieller Mitgliedergruppen gelesen werden dürfen.
Es besteht also ein Zusammenspiel von Kategorien und Zugriffsrechten
Jede Kategorie benötigt einen aussagefähigen Namen und eine möglichst ausführliche aber nicht zu lange Beschreibung
Der Name und die Beschreibung werden später im Frontend angezeigt
So könnte eine Kategorieübersicht im Backend aussehen:
Kategorietiefe
Es ist maximal ein 4-stufiger Kategorieaufbau zulässig. Das sollte eigentlich für jeden Anwendungszweck ausreichen.
Kategoriebilder
Jeder Kategorie kann genau ein Bild zugewiesen werden (z.B. als Vorschaubild)
Diese Bild muss in der Contao-Dateiverwaltung hochgeladen werden
Anlegen einer neuen Kategorie
→ im Modul DMS → Kategorien
→ Neue Kategorie anlegen (im Beispiel wird das die Kategorie Buchhaltung sein)
→ Kategorie mittels Einfügesysmbol an gewünschte Stelle einfügen.
Note: Im folgenden Beispiel ist noch keine Kategorie vorhanden. Die erste Kategorie kann also nur an eine Stelle eingefügt werden.
Anlage einer weiteren Kategorie "Kontakte" auf der Hauptebene also auf gleicher Ebene wie die Kategorie "Buchhaltung":
Die Kategorie "Buchhaltung" und die Kategorie "Kontakte" auf der Hauptebene:
Anlage einer Kategorie "Steuer" als Unterebene von "Buchhaltung":
Kategorie "Buchhaltung" als Hauptebene und Kategorie "Steuer" als Unterebene:
Kategorie-Einstellungen
Name und Beschreibung
Name: Kategoriename eintragen (*Pflichtfeld)
Beschreibung: Beschreibung der Kategorie angeben (Angabe ist optional)
Erlaubte Dateitypen
Erlaubte Dateitypen:
Sie können erlaubte Dateitypen für eine Kategorie manuell festlegen oder falls angelegt durch Auswahl von Dateityp-Sets.
Eine Kombination ist ebenfalls möglich.
Manuell:
Geben Sie einen Dateityp oder durch Komma getrennt mehrere Dateitypen an, für die ein Upload gestattet sind.
Die Liste wird beim Speichern automatisch sortiert und alle Dateitypen werden in Kleinbuchstaben konvertiert.
Dateityp-Sets verwenden:
Erlaubte Dateityp-Sets: Häkchen setzen für Dateitypen die in dieser Kategorie erlaubt sind.
Sie können das vorherige Feld Erlaubte Dateitypen frei lassen, wenn Sie nur mit Sets arbeiten möchten.
Vererbung von erlaubten Dateitypen
Vererbung der erlaubten Dateitypen:
Geben Sie an, ob die erlaubten Dateitypen auch von den Oberkategorie(n) geerbt werden sollen.
Beispiel:
Sie haben für die Hauptkategorie "Buchhaltung" die erlaubte Dateitypen doc, docx und pdf festgelegt.
Dann erstellen sie für "Buchhaltung" eine neue Unterkategorie z.B. "Steuer".
Wenn sie nun für die Kategorie "Steuer" das Häkchen bei Vererbung der erlaubten Dateitypen setzen, vererbt die Hauptkategorie "Buchhaltung" die erlaubten Dateitypen an die Unterkategorie "Steuer" weiter.
Somit hat die Unterkategorie "Steuer" ebenfalls die erlaubten Dateitypen doc, docx und pdf
Sie können für die Unterkategorie natürlich separat noch weitere erlaubte Dateitypen hinzufügen (entweder manuell oder über die Dateityp-Set Auswahl)
Veröffentlichung von Dokumenten
Standardmäßige Veröffentlichung: Geben Sie an, ob die in diese Kategorie hochgeladenen Dokumente standardmäßig veröffentlicht werden sollen.
Grundsätzliche Lese und Verwaltungsrechte
Grundsätzliches Leserecht
Geben Sie das grundsätzliche Leserecht für Dokumente dieser Kategorie an.
Leserecht für alle Mitglieder: Alle Mitglieder haben uneingeschränktes Leserecht in dieser Kategorie. Sie müssen dazu nicht angemeldet sein.
Leserecht für angemeldete Mitglieder: Nur angemeldete Mitglieder haben uneingeschränktes Leserecht in dieser Kategorie.
Spezielle Leserechte für einzelne Mitgliedergruppen: Es werden für diese Kategorie spezielle Leserechte für einzelne Mitgliedergruppen vergeben (im Bereich Zugriffsrechte).
Vererbung der Leserechte durch Oberkategorie(n): Es werden für diese Kategorie die Leserechte der Oberkategorie(n) verwendet.
Grundsätzliche Verwaltungsrechte
Geben Sie die grundsätzlichen Verwaltungsrechte für Dokumente dieser Kategorie an.
Alle Verwaltungsrechte für angemeldete Mitglieder
Spezielle Verwaltungsrechte für einzelne Mitgliedergruppen
Vererbung der Verwaltungsrechte durch Oberkategorie(n)
Sonstige Einstellungen
Experten-Einstellungen: Stylesheets (CSS) - Falls gewünscht kann hier eine ID und / oder Klasse(n) eintragen werden
Kategorie veröffentlichen: Checkbox aktiv = Kategorie wird im Frontend angezeigt
Anzeigen ab und Anzeigen bis: Von welchem Tag an soll die Kategorie angezeigt werden? Und bis zu welchem Tag soll die Kategorie angezeigt werden. Lassen Sie die Felder leer um die Kategorie direkt und unbegrenzt anzuzeigen
Bearbeitung einer Kategorie
Sie haben die Möglichkeit, einzelne Kategorien zu bearbeiten oder mehrere Kategorien auszuwählen, um gemeinsame Einstellungen vorzunehmen.
In der Kategorieübersicht klicken Sie auf das Stiftsymbol der entsprechenden Kategorie um zu den Einstellungen zu gelangen.
Siehe oben: Kategorieeinstellungen
Mehrere Datensätze bearbeiten
Über die Funktion Mehrere bearbeiten können Sie mehrere Datensätze auswählen um Einstellungen vorzunehmen.
Tip: Die Funktion kann auch für andere Aufgaben genutzt werden (Kategorien verschieben, löschen usw.)
Wählen Sie die zu bearbeitenden Kategorien und klicken unten auf Bearbeiten:
Wählen Sie die zu bearbeitenden Felder aus und klicken auf Weiter:
Nun können Sie die Einstellungen der gewählten Kategorien vornehmen.
Verschieben einer Kategorie
Kategorien lassen sich einfach über die Symbole Verschieben und Einfügen an eine andere Stelle verschieben:
Kategorie einfügen
Löschen einer Kategorie
Note: Das Löschen einer Kategorie ist nur dann erlaubt, wenn sich kein Dokument in dieser Kategorie oder in einer ihrer Unterkategorien befindet.
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